Kiedy jest odpowiedni czas na wdrożenie systemu ERP?

,

Zawsze znajdzie się jakiś czynnik, który w oczach przedsiębiorcy jest argumentem przemawiającym za odroczeniem wdrożenia rozwiązania ERP w firmie. Najczęściej jest to po prostu duża ilość pracy, niesprzyjający okres (wakacje, święta, niepewna sytuacja na rynku), już zaplanowany budżet, itd. Powodów braku gotowości organizacji do rozpoczęcia projektu ERP jest wiele. Wydawać by się więc mogło, że na wdrożenie systemu ERP nigdy nie ma dobrego momentu.

Z drugiej jednak strony jest coś, nad czym każda organizacja nieustannie powinna się skupiać, czyli rozwój, rozszerzanie skali prowadzonej działalności, zwiększanie przychodów, optymalizowanie kosztów i zasobów, podnoszenie jakości produktów czy usług. Stąd też bardziej sensowne jest nieodraczanie rozpoczęcia implementacji ERP niż ciągłe wstrzymywanie projektu.

Koszty i korzyści wdrożenia ERP

Rozpoczęcie projektu wdrożenia systemu ERP zawsze wiąże się z kosztami. W projekt inwestuje się nie tylko pieniądze, ale również czas i zasoby. W większości przypadków jednak korzyści płynące z implementacji ERP znacznie te koszty przewyższają. Dlatego też przed rozpoczęciem całego procesu należy dokładnie przeanalizować, jak oprogramowanie pomoże zwiększyć przychody, obniżyć koszty, zwiększyć wydajność pracy i podnieść jej ergonomię.

Strategia wdrożenia systemu

Kolejnym krokiem, wspierającym organizację przygotowującą się do wdrożenia ERP jest przygotowanie szczegółowej roadmapy. Mnogość dostępnych na rynku rozwiązań może bowiem spowolnić, a w skrajnych przypadkach nawet sparaliżować procesy decyzyjne w zakresie wyboru oprogramowania. Taka roadmapa pozwoli uzyskać pogląd co do strategii informatyzacji. Dzięki temu wiadome będzie, na jakie potrzeby ma odpowiadać system, jakim wyzwaniom będzie musiał sprostać w przyszłości i w jakim kierunku będzie rozwijany. Zawężenie pola poszukiwań znacznie ułatwi podjęcie właściwej decyzji.

Zarządzanie oporem przed zmianą

Często odraczanie decyzji o wdrożeniu nie jest związane z uzasadnionym powodem biznesowym, ale spowodowane jest oporem organizacji przez zmianami w ogóle. Jeśli implementacja ERP przyniesie firmie wymierne korzyści, decyzja o rozpoczęciu projektu nie powinna być odraczana, a oporem przed zmianą należy umiejętnie zarządzić. Organizacja powinna przeprowadzić ocenę gotowości organizacji na zmiany związane z wdrożeniem, określić źródła oporu oraz wskazać sposoby pracowania z tymi barierami i docelowego ich usunięcia.