Działania po wdrożeniu systemu ERP

,

Projekt implementacji systemu ERP nie kończy się z dniem jego uruchomienia produkcyjnego. O tym, jaki będzie rzeczywisty zwrot z inwestycji decydują również działania, podejmowane w ciągu pierwszego roku po zakończeniu wdrożenia. Kontrola funkcjonowania systemu, wsparcie konsultantów, określenie strategii zarządzania, szkolenia i inne, zapewniają ciągły rozwój i sukces zaimplementowanego rozwiązania ERP.

 

Planowanie działań powdrożeniowych

Planowanie działań powdrożeniowych należy rozpocząć najpóźniej w fazie testów systemu. Najlepiej jednak uwzględnić tego rodzaju aktywności już na etapie przygotowywania strategii wdrożenia. Jest to bowiem taka sama składowa projektu implementacji ERP, jak projektowanie, programowanie czy testowanie. Plan działań powdrożeniowych powinien zaś obejmować aspekty osobowe, procesowe i technologiczne.

 

Ludzie

Po uruchomieniu produkcyjnym konieczne jest zebranie całego zespołu projektowo-wdrożeniowego i omówienie projektu. Należy przeanalizować to, co udało się osiągnąć, czego zespół nauczył się w trakcie trwania projektu oraz co należałoby zmienić w przyszłości. Są to cenne informacje nie tylko o sposobie realizacji projektu, ale również o tym, jak jest on postrzegany przez poszczególnych członków zespołu.

Moment uruchomienia produkcyjnego systemu ERP to także czas, w którym pracę rozpoczynają konsultanci wdrożeniowi. To oni odpowiedzialni są m.in. za wsparcie techniczne i procesowe oraz dostarczanie aktualnej dokumentacji.

Częstą praktyką w pierwszym roku pracy z systemem są cokwartalne uzupełniające szkolenia dla użytkowników. Dzięki temu adaptacja do nowego rozwiązania informatycznego przebiega sprawnie, a umiejętności związane z obsługą nowego ERP utrwalają się i poszerzają.

 

Procesy

Kluczowym procesem dla sukcesu projektu ERP jest przekazywanie wiedzy, zapewniane z jednej strony przez wspomnianych wyżej konsultantów, z drugiej zaś przez odpowiednie przygotowanie i archiwizowanie dokumentacji projektowej i technicznej, materiałów szkoleniowych, instrukcji, itd. Dokumentowanie procesów i kluczowych decyzji stanowi również niezbędny punkt odniesienia w perspektywie dalszego rozwijania systemu, jak i zwrotu z inwestycji.

Po uruchomieniu produkcyjnym rozwiązania ERP należy również zrewidować cały proces implementacji. Weryfikowany jest stopień wykonania założeń projektowych oraz zgodności konfiguracji systemu z oczekiwaniami jego użytkowników końcowych. Ocenia się również ergonomie pracy w systemie.

Kontrola powdrożeniowa spełnia także funkcję mechanizmu informacji zwrotnych. Umożliwia szybkie identyfikowanie problemów i trudności oraz bieżące wspieranie użytkowników systemu, niezbędne w pierwszych miesiącach pracy z nowym ERP.

 

Technologia

Na początku projektu określany jest zakres funkcjonalny systemu ERP. Zdarza się jednak, że z powodu ograniczeń budżetowych i/lub czasowych nie wszystkie potrzeby i oczekiwania zostają uwzględnione. Częstą sytuacją jest realizowanie w ramach projektu jedynie tych założeń, które są niezbędne do odzwierciedlenia w systemie tych procesów biznesowych organizacji i tych funkcjonalności, które są istotne dla jej codziennej pracy. Pierwszy rok po implementacji systemu to najlepszy czas na sprecyzowanie i zaplanowanie prac, uwzględniających wymagania, które wcześniej zostały pominięte w projekcie.

Kolejną istotną kwestią jest ustanowienie struktury zarządzania systemem. Należy bowiem ustalić, w jaki sposób przyjmowane i obsługiwane będą zgłoszenia użytkowników, jak będą archiwizowane, itp. Konieczne jest również odpowiednie utrzymywanie i aktualizowanie systemu. To także musi zostać zaplanowane i wdrożone tak, aby wszelkie takie prace nie zakłócały codziennej pracy użytkowników systemu i zapewniały jego sprawne funkcjonowanie.

Ostatnim elementem, który należy uwzględnić w strategii zarządzania jest rozwój wdrożonego systemu ERP.

 

Szukasz systemu ERP? Poznaj justERP!